Een adres als info@, verkoop@ of administratie@ wil je meestal niet aan één persoon koppelen, maar door meerdere mensen laten beheren. Daar is in Microsoft 365 de gedeelde mailbox voor, en het fijne is dat je die veilig kunt instellen zonder dat iemand een wachtwoord hoeft te delen. In dit artikel lees je hoe het werkt en hoe je hem goed dichtzet.
Wat een gedeelde mailbox is
Een gedeelde mailbox is een postvak waar meerdere medewerkers bij kunnen, bijvoorbeeld voor de algemene mail van je bedrijf. Iedereen die toegang heeft, opent de gedeelde mailbox gewoon vanuit zijn eigen account, naast zijn persoonlijke mail. Zo ziet je hele team dezelfde binnenkomende berichten en kan iedereen antwoorden vanaf dat gedeelde adres. In de meeste gevallen heb je er geen aparte licentie voor nodig, dus het kost je niks extra.
Hoe je een gedeelde mailbox instelt
Je maakt een gedeelde mailbox aan in het beheercentrum, de centrale plek van je Microsoft 365-omgeving. Meer daarover lees je bij waar beheer je je Microsoft 365-omgeving. Je geeft de mailbox een naam en een adres, en daarna wijs je de medewerkers aan die er toegang toe krijgen. Bij hen verschijnt het gedeelde postvak dan vanzelf naast hun eigen mailbox.
Zo beveilig je een gedeeld postvak goed
Hier zit een belangrijk punt dat vaak wordt gemist. Een gedeelde mailbox heeft zelf geen eigen inlog met tweestapsverificatie, want je opent hem via je persoonlijke account. De beveiliging zit dus helemaal in die persoonlijke accounts. Zorg daarom dat iedereen die toegang heeft een sterk, uniek wachtwoord en tweestapsverificatie gebruikt, en het gedeelde postvak is automatisch mee beschermd. Hoe je die tweede stap aanzet, lees je bij multifactor aanzetten in Microsoft 365.
Wat je juist wilt voorkomen, is een gedeeld adres met een eigen directe inlog waar met alleen een wachtwoord op kan worden ingelogd, zonder tweede stap. Zo’n postvak wordt vaak jarenlang niet aangeraakt en het wachtwoord zelden gewijzigd, en dat maakt het een geliefd doelwit voor aanvallers. Regel de toegang dus altijd via de persoonlijke accounts van je medewerkers.
Laat het gewoon voor je regelen
Een gedeelde mailbox opzetten en meteen goed beveiligen is niet ingewikkeld als je weet wat je doet, maar veel ondernemers steken er liever geen tijd in. Daarom regel ik het bij het beheer van je Microsoft 365-omgeving voor je, inclusief de beveiliging van de accounts eromheen, en houd ik het geheel in de gaten zodat vreemde activiteit opvalt. Zo heb je het gemak van een gedeeld adres zonder het risico. Wil je je zakelijke mail helemaal opnieuw goed opzetten, kijk dan bij zakelijk mailen met Microsoft 365.
Veelgestelde vragen
Een gedeelde mailbox is een postvak waar meerdere medewerkers bij kunnen, vaak voor een algemeen adres als info@ of verkoop@. Iedereen opent hem vanuit zijn eigen account, dus je hoeft geen wachtwoorden te delen. In de meeste gevallen heb je er geen aparte licentie voor nodig.
Een gedeelde mailbox heeft zelf geen eigen inlog met tweestapsverificatie, want je opent hem via je persoonlijke account. De beveiliging zit dus in die persoonlijke accounts. Zorg dat elke medewerker die toegang heeft een sterk wachtwoord en tweestapsverificatie gebruikt, dan is het gedeelde postvak automatisch mee beschermd.
Als een gedeeld postvak een eigen directe inlog met alleen een wachtwoord heeft, zonder tweede stap, is dat een geliefd doelwit voor aanvallers. Zo'n adres wordt vaak jarenlang niet aangeraakt en het wachtwoord zelden gewijzigd. Regel toegang daarom altijd via de persoonlijke accounts van je medewerkers, met tweestapsverificatie aan.